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开不完的会

作者:招聘求职哪个网站好 发布时间:2021-10-15 09:49

开不完的会


无论公司大小,无论职级高低,我们一定都有开会的经历。一般的规律是,公司越大,会议越多;级别越高,会议越多。生活会经常遇到这个场景,我们打电话给一个人,对方支支吾吾小声说:不好意思啊,我在开会,不方便回复。还有人的签名档是:如果我没在开会,就在去开会的路上。

还会经常有一些奇葩的会议。有的会议时间超长。一个系统需求讨论会,计划两个小时,十个人,开了7个小时。会议上讨论很激烈,每个人还都觉得会议效率很高,较后觉得明天还有必要再来开会讨论。其实就是在讨论一个内部招聘系统需求怎么做;某个团队Leader带着团队讨论今年Q1的战略,讨论一天,过了两个月,又开会讨论Q2的战略,讨论一天,会议地点还在在公司外面。有人说战略会议相当重要啊,讨论一天也应该的,如果我告诉你这只是大公司的某个基层团队主管召集的会议,你就不这么觉得了。

大公司效率越来越低,创业公司相对效率高。很多有好几百上千上万员工的公司,每次开大会的时候,老板都会说,我们还是创业公司,我们要有创业心态。每当我听到这样的演讲,心里就在感叹:唉,自己欺骗自己啊。创业公司的人,从来不需要反复强调自己还是创业公司。大公司效率是高还是低,我们可以通过公司会议多少来判断。

很少有人会意识到会议成本,今天我们量化计算一下。以一个产品需求会议来计算,假定需要10个人来讨论2个小时:

在一般的公司,平均每个人每个月大约是2.5万元的成本,包括工资、保险福利、办公设备、场地等。

一个月22个工作日,总共是176个小时。相当于每个小时142元。

如果讨论两个小时的会议,前后会需要有半个小时的准备和耽误工作,这个会议就需要10*2.5=25个小时。

一个产品需求会议的成本是:25*142=3550元。

如果这个会议是可以避免的,大部分人还可以干活,再为公司创造同样的价值,那么对公司来说,损失大约7000元左右。

也就是说一个无效的会议,可能会让公司损失7000元,如果这个会议中还有几个高级别的员工,他们每个小时的成本是普通员工的3倍,那么这个损失就上万了。如果这个会议由2个小时拖到了之前说的7个小时,那么这个会议成本就提升到了2万左右了。

如果简化一下计算,你可以按照人时计算,一个人时是200元。10人2个小时的会议,直接的成本就是200*10*2=4000元。

会议都是无效的么?大部分会议都是无效的,我们可以回忆一下:

会议上是不是经常跑题?时不时就跑题到八卦话题了。

如果有一个思维很不靠谱的人发言,剩余的所有人都必须等着TA,还不好意思打断。

记不记得会议上很多人带着电脑,他们其实是在刷微博。

是不是经常有人在角落上看着自己的手机?

是不是很多人会迟到5到10分钟,甚至更长?

是不是经常会因为投影仪调试的问题,导致大家都在等着?

就算是有重要的议题讨论,一定是有人心不在焉的。

会议真的是必须的么?曾经,我对自己负责团队的大小会议,做过一个统计,一周内的20个会议中,有15个是可以不需要通过会议的方式解决的。大约咱比是75%。如果这个规律普遍的话,75%~80%的会议是不需要开的。

我曾经仔细分析过为什么会有这么多的会议。其实很多人都知道会议多了浪费效率,但还是不得不参加很多会议。其原因有三,首先是职责不清,导致经常会出现一些事情,谁也不知道应该是谁解决;其次是公司分工过细,大部分的项目都需要多个团队配合;较后是很多人不敢做决策,不敢承担责任。而且,开会会形成一种习惯,一旦开始,会自动衍生出另外的会议,生生不息。

如果一个公司或者一个部门的会议过多,其负责人要认真反思,一定是哪里出现问题了。

我们大部分人,都是会议的受害者,同时也是会议的倡导者。如果希望提高效率,有7点建议值得我们借鉴:

1、不必要的会议不要发起。当我们计划发起一个会议,思考一下这个会议真的必须要开么?是不是找两个关键的人,电话一下就能解决。能少邀请一些人就少邀请一些人。

2、不必要的会议不要参加。当我们接到一个会议邀约,思考一下这个会议真的有必要参加么?是不是把自己的观点提前告诉会议主持就好了。

3、议前提前做好准备。当我们组织开会之前,提前把议题和要求准备好,提前和与会者打好招呼,了解他们的观点。而且提醒他们准时到场。

4、会议中把控会议流程。在整个会议期间,主持者需要时刻关注是否会议偏题,关注会议流程和进展。

尽量不在会议室开会。能够不在会议室的会议,就不要在会议室。因为会议室总是会让人效率底下。

5、会议按时开始,按时结束。每个会议室都应该放一个大大的挂钟,再贴一个简单的标语,提醒大家按时开会,按时结束。

6、会议成果的落实。会议的较后一定要明确行动计划,并落实到人,较后发出会议纪要邮件。

7、还有一点需要提醒,公司里有一种人,他们的价值只有通过会议才会体现,他们经常会组织会议,这样才显得他们重要。他们嘴上讨厌开会,但他们内心其实喜欢开会,他们经常抱怨开会效率低,但经常造成会议低效的原因也是他们。只要你细心,你一定能发现他们就在你的周围,我们要远离这些人。

我经常提醒自己:珍惜生命,远离会议。


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